Twee business-units werden samengevoegd, maar hadden nog ieder hun eigen ERP. De VP Supply Chain wilde naar één ERP om de processen en organisatie beter te integreren.

Het alleen migreren had niet voldoende korte termijn toegevoegde waarde en een hoog project risico. Daarom werd er voor gekozen om een eerste stap te maken door de “Factory Direct Ship”  (FDS) capability van het doel ERP te gebruiken voor het starten van de business-unit migratie naar het nieuwe ERP en hiermee ook direct kosten te besparen.

De doelstelling van Factory Direct Ship is om de voorraad in de regio te verminderen door in plaats van een regionaal warehouse een x-dock te gebruiken en direct van de  fabriek naar de klant te sturen. Dit verlaagt de kosten, maar er is ook een toename van de levertijden voor de distributors en retailers.

Er werd gekozen voor een aanpak per fabriek en hier werd het programma omheen gebouwd. Elke release werden de nieuwe processen voor een fabriek opgezet en werd gestart met het eerste product. Daarna kon de operationele organisatie het aantal producten opvoeren terwijl de programma organisatie zich kon richten op de volgende fabriek.

De hoeveelheid change management was groot:

Het change management werd begeleid door iedere maand een volle dag met de supply chain VP en directeuren samen te komen om de voortgang van het project te bespreken en barrières te verwijderen.

Omdat er veel interne kennis was van het nieuwe ERP en ook van de huidige business werden er gemixte teams gemaakt van de twee business-units. Er werd voornamelijk gebruik gemaakt van een intern IT team. Door een duidelijke scope per release liep de ontwikkeling van het systeem goed.

Het eindresultaat was een snelle kostenbesparing, twee business units die hadden leren samenwerken en die klaar voor was om de volgende stap in de gaan; de complete migratie van de business naar het doel ERP